#10. Trik Mail Merge Word: Cara Otomatis Isi Nama di Sertifikat

 

Cara Mengisi Panerima Sertifikat Masal

Jika Anda diminta oleh atasan untuk mengisi sertifikat dengan daftar penerima mencapai puluhan hingga ratusan orang, jangan lakukan secara manual. Selain menyita waktu, proses manual sangat tidak efisien dan rentan terjadi kesalahan. Sebagai solusinya, Anda dapat memanfaatkan fitur Mail Merge di Microsoft Word agar proses pencantuman nama penerima menjadi jauh lebih mudah, cepat, dan akurat, bahkan untuk 100 hingga 1.000 nama sekaligus.

Lantas, bagaimana caranya? Berikut adalah panduan langkah demi langkah yang bisa Anda ikuti.

Langkah 1: Siapkan Template Sertifikat

Pertama-tama, pastikan Anda telah menyiapkan desain sertifikat dalam format .docx (format bawaan Microsoft Word). Jika sertifikat Anda masih dalam format PDF, Anda perlu mengonversinya terlebih dahulu ke format .docx menggunakan aplikasi seperti Foxit, atau melalui layanan konversi online seperti iLovePDF atau BigPDF. Jika Anda belum memiliki desainnya, silakan baca panduan saya tentang Cara Membuat Sertifikat di Microsoft Word.

Langkah 2: Siapkan Daftar Penerima di Excel

Selanjutnya, buatlah daftar nama penerima secara terpisah menggunakan Microsoft Excel.

1. Buka aplikasi Excel dan buat header atau judul kolom pada baris pertama (Gambar 1)
2. Jika Anda hanya perlu mengisi nama, cukup buat header bertuliskan “Nama”.
3. Masukkan daftar nama penerima di bawah header tersebut, lalu simpan file dengan nama “Penerima”.
4. Setelah daftar selesai dibuat, tutup file Excel tersebut agar dapat dihubungkan dengan Microsoft Word. 

Gambar 1. Daftar Penerima

Langkah 3: Hubungkan Sertifikat dengan Daftar Penerima

Setelah kedua file siap, saatnya menghubungkan data tersebut dengan langkah berikut:

1. Buka kembali file sertifikat Anda.
2. Letakkan kursor tepat di area tempat nama penerima akan muncul (Gambar 2)
3. Klik menu Mailings > Select Recipients > Use an Existing List, lalu pilih file Excel “Penerima” yang telah Anda simpan sebelumnya (Gambar 3)
4. Setelah terhubung, klik menu Insert Merge Field dan pilih header “Nama”.
5. Gunakan tombol Preview Results untuk melihat pratinjau tampilan nama pada sertifikat. Anda bisa menekan tombol panah atau tombol Next di sebelahnya untuk meninjau halaman per halaman (Gambar 4) 

Gambar 2. Lokasi Nama

Gambar 3. Hubungkan Sertifikat dengan file Excel

Gambar 4. Preview Mail Merge

Cara Mencetak atau Menyimpan ke PDF

Untuk mencetak atau menyimpan dokumen, klik tombol Finish & Merge, lalu pilih Print Documents. Anda akan diberikan opsi:

• ALL: Mencetak atau menyimpan seluruh halaman.
• Current Record: Hanya halaman yang sedang tampil di layar.
• From: Mencetak rentang halaman spesifik (misalnya: 1 sampai 5).

Jika Anda ingin menyimpan sertifikat dalam bentuk digital (PDF) alih-alih mencetaknya ke kertas, pilih opsi Printer Name: Microsoft Print to PDF saat proses printing dilakukan, lalu tentukan lokasi penyimpanannya (Gambar 5)

Perlu diingat, file PDF akan tersimpan menjadi satu kesatuan dokumen. Jika Anda memerlukan file yang terpisah per halaman, Anda bisa mencari tutorial tentang Cara split dan rename PDF Secara Massal. 

Gambar 5. Print sertifikat ke PDF

Tips Mengedit Daftar Penerima

Jangan mengedit daftar penerima langsung dari file Excel saat dokumen sedang terhubung, karena salah satu file akan terkunci (read-only). Untuk menambah atau mengurangi daftar, gunakan fitur bawaan Word:

• Klik tombol Edit Recipient List pada menu Mailings.
• Pada jendela Data Source, pilih file sumber Anda, lalu klik Edit.
• Untuk menambah, pilih New Entry; untuk menghapus, klik nama yang diinginkan lalu tekan tombol Delete pada keyboard. 

Bagaimana, apakah cara ini membantu tugas Anda hari ini? Jika Anda memiliki kendala teknis saat mempraktikkannya, jangan ragu untuk menuliskannya di kolom komentar di bawah ini!

Salam.